Van chaos naar controle: herstel & reparatie digitaal beheerd
Beheer herstellingen, reparaties en onderhoud met volledige serienummer tracking, een klantportaal voor real-time statusopvolging en publieke QR-attesten voor garantie en keuringsdocumenten.
Uitdagingen
Zonder digitaal systeem loop je tegen deze frustraties aan
Apparaten kwijt
"Waar ligt dat toestel?" Geen overzicht van locatie, technicus of status van elk serienummer.
Klanten bellen continu
"Is mijn machine al klaar?" Geen selfservice, elke vraag kost tijd en onderbreekt de werkplaats.
Papieren chaos
Keuringsattesten, garantiebewijzen en historiek in mappen: vaak zoek, nooit up-to-date.
Gemiste onderhoudsdata
Periodieke keuringen vervallen: klanten ontevreden, compliance risico's.
Oplossing
Een systeem, volledige controle
Met Odoo breng je intake, diagnose, planning, reparatie, facturatie en communicatie samen in een flow. Elk apparaat heeft een digitaal dossier met volledige traceerbaarheid.
- Serienummer tracking op alles: van binnenkomst tot levering, altijd weten waar elk toestel is.
- Barcode/QR integratie: scan bij intake, tijdens reparatie en bij levering: foutloos loggen.
- Planning & resource management: wijs technici toe, plan werkzaamheden, zie capaciteit real-time.
Klantportaal
Zelfbediening en transparantie
Geef je klanten realtime inzicht in de status van hun apparaten. Ze loggen in, zien wat er gebeurt en kunnen zelf actie ondernemen. Jij bespaart uren telefoon.
- Live status per toestel: "Ontvangen", "In diagnose", "Wacht op onderdelen", "Klaar voor ophaling"
- Offertes en goedkeuringen online: klant keurt digitaal goed, direct signaal naar werkplaats.
- Historiek en documenten: alle eerdere herstellingen, keuringen en facturen toegankelijk.
- Herinneringen voor onderhoud: automatische mails/notificaties voor periodieke keuringen.
QR-attesten
Publieke QR-attesten: altijd en overal toegankelijk
Voor keuringsattesten, garantiebewijzen en onderhoudsverslagen kun je een publieke link genereren via QR-code. Scan de code, zie direct het attest. Geen inloggen, geen gedoe.
- QR-code op elk attest: print of sticker op machine, scan voor instant info.
- Publieke link (optioneel beveiligd): delen via URL, eventueel met pincode of tijdelijke toegang.
- Altijd actuele data: update in Odoo, direct zichtbaar via QR. Geen nieuwe print nodig.
- Multi-taal en PDF download: klant ziet attest in eigen taal, kan PDF downloaden.
Voorbeeld QR-attest
Scan de QR-code en zie direct het keuringsverslag, garantie-info en onderhoudshistoriek.
Use case: hijsmateriaal, liften, brandblussers, medische apparatuur, industriele machines: alles wat periodieke keuring vereist.
Tracking
Volledige serienummer- en lot-tracking
Elk apparaat heeft een uniek digitaal dossier.
Intake met barcode/QR
Scan serienummer bij binnenkomst: automatisch koppeling aan klant, model, garantie.
Locatie tracking
"Werkplaats A", "Bij leverancier", "In magazijn", "Bij klant": altijd weten waar het is.
Volledige historiek
Alle herstellingen, onderdelen, technici, kosten: per serienummer doorzoekbaar.
Onderdelen & voorraad
Koppel gebruikte onderdelen aan reparatie: automatische voorraadaftrek.
Technicus toewijzing
Wie werkt waaraan? Zie workload, log uren, koppel aan facturatie.
Garantie & contracten
Automatische check: binnen garantie? Onderhoudscontract actief?
Combineer met IoT: machines kunnen zelf een onderhoudsmelding triggeren op basis van draaiuren of sensoren.
Workflow
Van defect tot delivery: de complete flow
Intake & registratie
Klant brengt toestel, scan serienummer, automatisch herstelticket met foto's en beschrijving.
Diagnose & offerte
Technicus analyseert, maakt offerte. Klant keurt goed via portaal of mail.
Planning & onderdelen
Onderdelen op voorraad? Technicus beschikbaar? Automatisch ingepland.
Reparatie & logging
Technicus werkt, logt uren en acties. Klant ziet live status in portaal.
Keuring & attest
QC check, keuringsattest met QR-code, automatisch mail naar klant.
Levering & facturatie
Klant haalt op of levering, automatische factuur, herinnering volgende onderhoudsbeurt.
Use cases
Sectoren waar serienummer tracking en attesten cruciaal zijn
Industriele machines
CNC, lasrobots, persen: periodieke keuring, onderhoud op draaiuren.
- CE-keuringen via QR toegankelijk
- Onderhoudshistoriek per machine
- Onderdelen tracking
Medische apparatuur
Echo's, rontgen, sterilisatoren: strikte compliance en kalibratie.
- ISO 13485 traceerbaarheid
- Kalibratieattesten met QR
- Audittrail per interventie
Brandbeveiliging
Brandblussers, branddeuren, sprinklers: verplichte jaarlijkse keuring.
- QR-sticker op elk toestel
- Automatische herinneringen
- Publieke attest-check
Hijs- & hefmateriaal
Kranen, heftrucks, takels: ARAB/NPR3140 verplichte keuring.
- Keuringsattest met QR op hijshaak
- Vervaldatum alerts
- Multi-locatie tracking
Liften & roltrappen
Periodieke keuring, onderhoudscontracten, 24/7 storingsdienst.
- QR in liftcabine, direct attest
- Contract & SLA beheer
- Planning monteurs
IT & elektronica
Laptop repairs, smartphone service, printer onderhoud.
- IMEI/serienummer tracking
- Garantie automatisch checken
- Online statusportaal
Klaar voor digitaal herstel- en reparatiebeheer?
Met Synvio en Odoo krijg je serienummer tracking, klantportaal en QR-attesten in een platform. Transparant, efficient en compliant.
Antwoord binnen 1 werkdag
Gratis intakegesprek
Geen verplichtingen