Van Outlook naar Odoo.
Groepsmail die werkt.
Shared mailboxes en distributielijsten houden je team bezig met sorteren in plaats van opvolgen. Odoo koppelt elke mail aan het juiste proces.
Outlook is gebouwd voor individuele mail. Niet voor teams.
Shared mailboxes en distributielijsten lossen het probleem niet op. Ze verplaatsen het.
Wie pakt dit op?
Een mail komt binnen op info@ of support@. Drie collega's zien hem, niemand reageert. Of erger: twee collega's sturen elk een ander antwoord.
Geen overzicht
Wie heeft al geantwoord? Wat is de status? In Outlook moet je mails openen en scrollen om dat uit te zoeken. Geen dashboard, geen toewijzing.
Los van je processen
Een klant mailt over een factuur. Je zoekt het antwoord in Outlook, de factuur in Odoo en de afspraken in je agenda. Drie systemen voor een vraag.
Beheer is complex
Shared mailboxes vereisen aparte licenties en rechten in Microsoft 365. Distributielijsten hebben geen gedeelde inbox. Elke oplossing heeft een beperking.
Odoo koppelt mail aan processen. Niet aan inboxen.
Elke inkomende mail belandt automatisch op de juiste plek: een lead, een ticket, een taak of een kanaal. Zonder manueel sorteren.
Mail aliassen
sales@ maakt automatisch een lead in CRM. support@ opent een ticket in Helpdesk. info@ stuurt naar een centraal kanaal. Je bestaande adressen blijven werken.
Automatische toewijzing
Berichten worden toegewezen aan de juiste persoon op basis van team, beschikbaarheid of klantrelatie. Iedereen weet wat van hem verwacht wordt.
Discuss kanalen
Interne communicatie en externe mail op een plek. Reageer op een klantmail, bespreek intern en volg op. Alles in dezelfde thread, geen aparte tools.
Outlook groepsmail vs. Odoo mailbeheer.
- Shared mailbox: iedereen ziet alles, niemand is verantwoordelijk
- Distributielijst: kopie naar iedereen, geen gedeelde inbox
- Geen koppeling met CRM, facturatie of projecten
- Handmatig doorsturen en categoriseren
- Aparte licenties en IT-beheer nodig
- Elke mail wordt toegewezen aan een verantwoordelijke
- Aliassen routeren mail naar de juiste app en het juiste team
- Volledige context: klanthistoriek, facturen, tickets in een scherm
- Automatische routing op basis van regels en SLA's
- Inbegrepen in Odoo, geen extra licenties
Hoe ziet dat er concreet uit?
[email protected]
Elke mail maakt automatisch een lead aan in CRM. Het salesteam ziet meteen wie moet opvolgen. Geen mails meer die verdwijnen in een gedeelde inbox.
[email protected]
Elke mail opent een ticket in Helpdesk. Automatische toewijzing per team of expertise. SLA-timers starten meteen. De klant krijgt een bevestiging.
[email protected]
Berichten komen binnen in een Discuss-kanaal. Het team bespreekt en wijst toe. Alles zichtbaar, niets vergeten. Ideaal voor algemene vragen.
Vakmensen die je mailflow opzetten.
Een mailgateway configureren is technisch werk. Wij zijn geen consultants die een rapport schrijven. Wij bouwen het, testen het en trainen je team.
Technische configuratie
DNS-records, DKIM, SPF en de mailgateway correct instellen. Geen trial-and-error, het werkt meteen.
Routing op maat
We vertalen je huidige mailflow naar Odoo-aliassen en toewijzingsregels. Afgestemd op hoe jouw team werkt.
Hands-on training
Je team leert werken met aliassen, kanalen en opvolging. In De Kluis, met echte scenario's. Geen theorie.
Veelgestelde vragen.
Kunnen we onze bestaande mailadressen behouden?
Ja. Je bestaande adressen zoals info@, sales@ en support@ blijven werken. We configureren Odoo als gateway zodat inkomende berichten automatisch op de juiste plek terechtkomen. Voor je klanten verandert er niets.
Wat is het verschil met een shared mailbox?
Een shared mailbox is een gedeelde inbox zonder structuur. Odoo koppelt elke mail aan een verantwoordelijke, een proces en een deadline. Je ziet in een oogopslag wat open staat en wie wat oppakt.
Hoe lang duurt de overstap?
De technische configuratie duurt doorgaans 1 tot 3 dagen. Inclusief testen en teamtraining rekenen we op 1 tot 2 weken. Je Outlook blijft beschikbaar als backup tijdens de transitie.
Werkt dit ook als we Outlook willen blijven gebruiken?
Ja. De Outlook-integratie van Odoo synchroniseert individuele mail, agenda en contacten. Groepsmail verloopt via Odoo, persoonlijke mail via Outlook. Het beste van twee werelden.
Wat met bestaande mailhistoriek?
Historische mails blijven in Outlook toegankelijk. Vanaf de overstap wordt alle nieuwe correspondentie gelogd in Odoo. Stap voor stap bouw je een complete klanthistoriek op.
Groepsmail die zichzelf organiseert?
Stap over van losse inboxen naar gestructureerd mailbeheer in Odoo. Minder zoeken, meer opvolgen.
Plan een gesprek