Overslaan naar inhoud
Events & Planning

Eventplanning op punt met Odoo en Connecteam

Personeelsplanning, urenregistratie op locatie, materiaalbeheer en facturatie in een platform. Kantoor en veld volledig gesynchroniseerd.

Plan een gesprek Bekijk de aanpak

De uitdaging

Events draaien op timing. Je administratie ook?

Eventbedrijven werken met wisselende teams, korte deadlines en locaties die continu veranderen. Veel bedrijven plannen nog via WhatsApp-groepen, Excel-roosters en losse facturatietools. Dat kost tijd, veroorzaakt fouten en maakt opschalen lastig.

Roosters in Excel of WhatsApp – geen overzicht, geen bevestiging

Uren handmatig verzamelen – fouten bij facturatie en verloning

Geen koppeling kantoor en veld – informatie komt te laat of incompleet aan

Je team staat om 6u op locatie, maar het kantoor weet pas om 10u wie er was, hoeveel uur er gewerkt is en welk materiaal er gebruikt werd. Dat gat dichten we.

Connecteam op locatie

Connecteam is de app voor je veldteam. Medewerkers klokken in op locatie, vullen checklists in, bevestigen shifts en communiceren via een chat. Alles wordt real-time gesynchroniseerd met Odoo.

GPS inklokken Shift bevestiging Checklists Teamchat Documenten Trainingen

De combinatie

Connecteam voor het veld. Odoo voor het kantoor.

Connecteam is gebouwd voor mobiele medewerkers: intuïtief, snel en beschikbaar op elke smartphone. Odoo is gebouwd voor bedrijfsprocessen: CRM, projecten, facturatie, HR en boekhouding.

Samen vormen ze een volledig platform. Je eventmedewerkers gebruiken Connecteam op locatie, het kantoor werkt in Odoo. De data stroomt automatisch door: uren, aanwezigheden, taken en kosten.

Synvio is Connecteam-partner. Wij configureren Connecteam, bouwen de koppeling met Odoo en zorgen dat alles naadloos samenwerkt.

Workflow

Van opdracht tot factuur, in 5 stappen

1
Offerte

Klant vraagt aan, offerte wordt opgemaakt in Odoo CRM.

2
Planning

Shifts en teams worden ingepland. Medewerkers ontvangen hun rooster in Connecteam.

3
Op locatie

Inklokken via GPS, checklists invullen, materiaal registreren.

4
Uren sync

Gepresteerde uren stromen automatisch naar Odoo Timesheets.

5
Facturatie

Facturen gegenereerd op basis van uren, materiaal en afspraken.

Modules

Wat je krijgt in Odoo

CRM

Klanten, leads en offertes centraal. Van eerste contact tot getekende opdracht in een visuele pipeline.

Planning

Shifts toewijzen per event, locatie en rol. Visueel rooster met drag-and-drop en beschikbaarheidschecks.

Timesheets

Uren automatisch vanuit Connecteam, gekoppeld aan projecten en klanten. Nacalculatie per event.

Projecten

Elk event als project: taken, deadlines, budgetten en voortgang. Kanban, Gantt of lijstweergave.

Facturatie

Automatisch factureren op basis van uren, materiaal of vaste prijs. Creditnota's en voorschotten inbegrepen.

Voorraadbeheer

Materiaal, decor en apparatuur tracken per event. Weet altijd wat beschikbaar is en wat op locatie staat.

HR

Contracten, verlof, onboarding en documenten. Vaste en freelance medewerkers in een systeem.

Abonnementen

Terugkerende klanten met vaste contracten? Recurring billing volledig geautomatiseerd.

Logistiek

Leveringen plannen per event. Weet wanneer welk materiaal waar moet zijn en wie het brengt.

Voordelen

Wat dit oplevert

Snellere facturatie

Uren en materiaal stromen automatisch door naar facturen. Geen handmatig verzamelwerk meer na elk event.

Real-time overzicht

Op elk moment weten wie waar werkt, hoeveel uur er gedraaid is en of het budget op schema ligt.

Schaalbaar

Van 5 naar 50 events per maand zonder extra administratieve last. Het systeem groeit mee.

Resultaten

Wat eventbedrijven typisch bereiken

-70%
Minder administratie

Door automatische urensync en facturatie

2x
Sneller factureren

Facturen klaar op de dag na het event

0
Urendiscussies

GPS-inklokken en digitale goedkeuring

1
Platform

In plaats van 5+ losse tools

Voor wie

Gebouwd voor eventbedrijven die willen groeien

Of je nu festivals organiseert, catering levert, beveiliging voorziet of technische productie doet: als je werkt met teams op wisselende locaties, past deze aanpak.

  • Eventbureaus en productiebedrijven
  • Catering en hospitality
  • Beveiliging en crowd management
  • Technische productie (licht, geluid, decor)
  • Staffing en uitzendwerk voor events
  • Schoonmaak en facilitaire dienstverlening
Jij kent je events, wij kennen Odoo en Connecteam. Samen bouwen we een systeem dat meegroeit met je seizoenen, je teamgrootte en je ambities.

Veelgestelde vragen

Alles over Odoo en Connecteam voor events

Nee. Je veldteam werkt uitsluitend in Connecteam, een intuïtieve app op hun smartphone. Inklokken, shift bevestigen, checklist invullen: dat is alles. Odoo is voor het kantoor: planning, facturatie, HR en boekhouding. Je medewerkers op locatie hoeven Odoo nooit te zien.

Synvio bouwt een koppeling op maat via de Connecteam API en Odoo. Uren, aanwezigheden en taakstatussen worden automatisch gesynchroniseerd. De frequentie en richting (eenrichting of bidirectioneel) stemmen we af op jouw workflow. Typisch draaien de meeste klanten op near-realtime sync.

Ja. Connecteam ondersteunt zowel vaste als tijdelijke medewerkers. In Odoo HR beheer je contracten per type: vast, freelance, interimair of flexi-job. Onboarding (documenten, trainingen, checklists) kan volledig via Connecteam, zodat nieuwe krachten snel inzetbaar zijn.

Een typische implementatie duurt 4 tot 8 weken: 1 tot 2 weken voor de analyse en configuratie, 2 tot 3 weken voor de Connecteam-koppeling en Odoo-setup, en 1 tot 2 weken voor training en go-live begeleiding. Tijdens het eerste seizoen begeleiden we intensief.

Ja. Connecteam werkt ook offline. Medewerkers klokken in via GPS of geofencing, de data wordt lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is. Ideaal voor buitenlocaties, festivals en tijdelijke venues.

De kosten hangen af van het aantal gebruikers, modules en de complexiteit van de koppeling. Connecteam heeft een gratis plan voor kleine teams. Odoo werkt met een maandelijks abonnement per gebruiker. De implementatie door Synvio wordt vastgelegd in een helder voorstel na een intakegesprek, zonder verrassingen.

Klaar om je events professioneel te beheren?

Plan een vrijblijvend gesprek. We bekijken samen hoe Odoo en Connecteam passen bij jouw manier van werken.

Plan een gesprek +32 50 95 02 02

Antwoord binnen 1 werkdag

Gratis intakegesprek

Geen verplichtingen